Så rapporterar du ett problem

Hela flödet i Rapportera ett problem för HR, hitta det i kontopanelen, välj ärendetyp och berörd modul, skriv ämne och beskrivning, koppla utlägg, bifoga filer, skicka in på dator eller mobil, följ CLVR:s svar under Mina rapporter, och hur du åtgärdar felen på vägen.

När något inte fungerar som det ska i CLVR Benefits, en uppgift om dig eller ditt företag är fel eller du har en idé om produkten berättar du det för oss via Rapportera ett problem. Det är den enda ingången för alla typer av rapporter, och den finns i din kontopanel på varje sida, oavsett om du granskar utlägg, hanterar anställda eller justerar förmånsinställningar. Den här artikeln går igenom hela flödet, från att öppna formuläret till att följa CLVR:s svar under Mina rapporter, och hur du åtgärdar felen du kan stöta på.

Hitta Rapportera ett problem

Välj din avatar uppe i högra hörnet på valfri sida för att öppna kontopanelen. På fliken Konto är Rapportera ett problem en av raderna längre ner, med en liten meddelandeikon. Direkt under den finns Mina rapporter, där rapporterna du skickar visas med CLVR:s svar.

Eftersom du är HR kan formuläret hänvisa till vilket som helst av företagets utlägg, inte bara dina egna, var du än öppnar det. Det gör det till rätt ställe att flagga något du lagt märke till medan du arbetar för ditt team.

När du väljer det visar panelen Rapportera ett problem och raden "Beskriv vad som hände så kan vi hjälpa dig." Eftersom du är HR visar panelen även en andra rad: "Alternativt kan du kontakta" följt av en länk till caroline@clvrbenefits.se. Använd den länken om du hellre vill mejla oss direkt än att fylla i formuläret.

Välj typ av ärende

Det första fältet är Typ av ärende, med platshållaren Vilken typ av problem gäller det?. Ditt val här avgör vilket team på CLVR som tar hand om rapporten och vad resten av formuläret frågar efter, så det är värt att välja rätt. Det finns fyra alternativ:

• Tekniskt problem: något är trasigt eller fungerar inte som det ska, till exempel en sida som inte laddar eller en knapp som inte gör något. En etikett, ett meddelande eller annan text som är fel eller tydligt felöversatt hör också hit (se Rapportera en dålig eller felaktig översättning). Detta är den enda typen som lägger till listan Berörd modul så att du kan peka ut den del av CLVR det gäller.
• Rätta uppgifter: en uppgift om dig eller ditt företag är fel. Hjälptexten ber dig berätta vilken uppgift som är fel, var du ser den och vad det borde stå.
• Funktionsönskemål: något nytt du skulle vilja att CLVR Benefits lägger till. Beskriv problemet du vill lösa, inte bara funktionen, så att vi förstår tanken bakom.
• Övrigt: en fråga eller något annat som inte passar typerna ovan. Inga extra fält visas, så du skriver bara ett ämne och ditt meddelande.

Formuläret öppnas med Tekniskt problem redan valt, så om du rapporterar något som är trasigt kan du låta det vara. För allt annat öppnar du listan och väljer den typ som passar. Byter du bort från Tekniskt problem rensas Berörd modul och eventuella Kopplade utlägg automatiskt, eftersom bara tekniska rapporter använder dem; byter du tillbaka återkommer Ladda upp utlägg som förvald modul.

Välj berörd modul (tekniska problem)

När Typ av ärende är Tekniskt problem dyker en andra rullgardin upp: Berörd modul (platshållaren Välj modul). Den talar om för CLVR-teamet vilken del av CLVR Benefits som krånglar, så att din rapport hamnar hos rätt personer. Den har fyra val:

• Ladda upp utlägg: allt som går fel när du laddar upp eller behandlar ett utlägg eller kvitto (ett kvitto som inte går att bifoga, en skanning som läser fel värden, en uppladdning som ger felmeddelande, eller en rapport som fastnat i fel status). Väljer du detta visas även väljaren Kopplade utlägg (se nedan) och minst ett kopplat utlägg krävs.
• Förmånsbutik: problem med att bläddra, visa eller välja förmåner i butiken.
• Lönefil: ett problem i en lönefil. Rapporten går till dem på CLVR som tar hand om lönefilerna. Vill du peka ut specifika rader eller celler använder du i stället Rapportera ett problem på sidan Rapporter (se Rapportera ett problem i en lönefil).
• Övrigt (ange gärna vad): allt som inte passar de tre ovan, även en felaktig eller dåligt översatt text. Förklara området eller sidan tydligt i din Beskrivning så att teamet vet var de ska titta.

Formuläret startar med Ladda upp utlägg valt, så byt om ditt problem finns någon annanstans. Ett tekniskt problem kräver en modul: saknas den stoppar formuläret rapporten och visar Välj en berörd modul. Välj den närmaste matchningen så försvinner meddelandet.

Skriv ett kort ämne

Varje rapport behöver ett Ämne, med platshållaren Sammanfatta med några ord. Det blir rapportens rubrik under Mina rapporter, så några tydliga ord ("Utläggslistan visar fel medarbetare") gör den lätt att hitta igen. Ämnet kan vara upp till 120 tecken.

Skriv en bra beskrivning

Fältet Beskrivning är obligatoriskt för varje rapport, oavsett vilken Typ av ärende du väljer, och en tydlig beskrivning är det enskilt viktigaste för att vi ska kunna lösa ditt ärende redan i första svaret. Hjälptexten strax ovanför rutan ändras efter den Typ av ärende du valt, så den visar alltid vad du ska ta med: ett Tekniskt problem ber dig beskriva problemet i relation till den berörda modulen, Rätta uppgifter frågar vilken uppgift som är fel, var du ser den och vad det borde stå, ett Funktionsönskemål ber dig beskriva funktionen du vill se, och Övrigt frågar vad det gäller. Varje version påminner dig om att använda minst 10 tecken.

Formuläret kräver två gränser: minst 10 tecken (tillräckligt för en riktig mening, inte bara "trasigt" eller "hjälp") och högst 2000. Fältet slutar ta emot text när du når 2000, så du kan inte skriva längre än så. Platshållaren i ett tomt fält lyder Skriv ditt meddelande här och försvinner så fort du börjar skriva.

Inom det intervallet slår en tydlig beskrivning en lång. Sikta på att täcka vad du gjorde (sidan eller steget du var på och åtgärden du utförde), vad du förväntade dig skulle hända, och vad som faktiskt hände i stället, inklusive eventuellt meddelande på skärmen. Om en skärmdump eller PDF förklarar det snabbare, lägg till den under Bilagor i stället för att beskriva varje detalj i text.

Koppla utläggen rapporten handlar om

Väljaren Kopplade utlägg visas bara när Typ av ärende är Tekniskt problem och Berörd modul är Ladda upp utlägg. För det paret måste du koppla minst ett utlägg innan du kan skicka, eftersom de specifika posterna låter oss återskapa och lösa problemet snabbare i stället för att gissa. Ändrar du någon av rullgardinsmenyerna till något annat försvinner väljaren, och det du hade valt skickas inte.

Som HR-användare omfattar listan utlägg från alla i ditt företag, inte bara dina egna, så varje rad visas som Förnamn Efternamn · Kategori · Datum · Belopp och du ser direkt vems utlägg det är.

Valda utlägg visas som borttagbara taggar under väljaren; ta bort ett genom att avmarkera kryssrutan eller välja den lilla bortknappen på taggen. Listan tar bara med de typer av utlägg som flödar genom CLVR (uppladdade utlägg, förmånsköp och manuellt registrerade utlägg), sorterade nyast först, och laddar ett stort, nyligen skapat urval (en hög gräns, i tiotusental) i stället för hela historiken. Belopp visas i svenska kronor (SEK), och datum och belopp följer ditt gränssnittsspråk. För ett specifikt äldre utlägg, använd rutan Sök utlägg i stället för att skrolla.

Bifoga skärmdumpar eller PDF

Bilagor är valfria och fungerar för alla ärendetyper, men en skärmdump av skärmen där något gick fel, med eventuellt felmeddelande synligt, förklarar ofta problemet snabbare än ord. Bläddra till kortet Bilagor och välj Lägg till filer; din enhet öppnar en filväljare, och du kan välja flera filer på en gång eller välja Lägg till filer igen för att lägga till fler. Hjälptexten lyder "Valfria skärmdumpar eller PDF (PNG, JPG, PDF, max 10 MB per fil)", vilket sammanfattar de två reglerna:

• Filtyper: endast PNG, JPG och PDF. Andra format (HEIC, GIF, Word- och Excel-dokument, ZIP-arkiv) avvisas.
• Storlek: varje fil måste vara 10 MB eller mindre. Det finns ingen gräns för antalet filer, bara för storleken per fil.

När en fil laddats upp visas aviseringen Filer bifogade som bekräftar "Dina filer bifogades till rapporten," och varje fil listas med en dokumentikon och sitt namn (långa namn förkortas med ett avslutande "..."). För att ta bort en väljer du Ta bort (X) på dess rad när som helst innan du skickar. Medan en fil fortfarande laddas upp visar både Lägg till filer och Skicka ett laddningsläge, så vänta tills de är klara. Bilagor finns bara kvar medan formuläret är öppet: att skicka eller stänga formuläret tömmer dem, så nästa gång startar avsnittet tomt.

Skicka din rapport

Det finns två knappar längst ner: Skicka skickar din rapport, och Avbryt rensar den. Medan rapporten skickas visar Skicka en snurra och är inaktiverad, så att du inte kan skicka samma rapport två gånger.

När rapporten går fram visas en grön avisering Rapport skickad: "Tack. Följ den under Mina rapporter, där CLVR:s svar visas." Formuläret nollställs sedan och panelen går tillbaka till fliken Konto: Typ av ärende återställs till Tekniskt problem och Berörd modul till Ladda upp utlägg, och ämne, beskrivning, bilagor och kopplade utlägg töms. Varje Skicka skapar en ny rapport, och du kan inte redigera eller återkalla en när den väl är skickad, men du kan lägga till något i den under Mina rapporter.

Följ din rapport under Mina rapporter

Varje rapport innehåller allt som CLVR-teamet behöver för att agera utan att be dig upprepa dig: ditt ämne och din beskrivning, eventuella kopplade utlägg, dina bilagor, och vem som skickade rapporten och från vilket företag. Du behöver inte välja vart en rapport går; det räcker att välja ärendetyp (och, för ett tekniskt problem, modul). Varje rapport får en referens som CLVR-123.

Öppna kontopanelen och välj Mina rapporter, direkt under Rapportera ett problem. Raden visar hur många av dina rapporter som är öppna, till exempel 2 öppna, och en prick: röd när CLVR väntar på ditt svar, lila när det finns ett svar du inte har sett. Listan har växlaren Öppna och Lösta, och varje rad visar referensen, en status, ditt ämne och det senaste som hänt, till exempel "Rapportera ett problem · Anna svarade, för 2 timmar sedan". Statusarna är Ny, Pågår, Väntar på dig och Löst.

Välj en rapport för att se vem som skickade den, när och varifrån, din beskrivning och listan Aktivitet med varje svar och statusändring. CLVR:s interna anteckningar visas aldrig. Problem du skickar med Rapportera ett problem på sidan Rapporter visas också här, med länken Öppna i Rapporter.

• Svara. Rutan längst ner visar Lägg till något i rapporten medan rapporten är Ny och Svara CLVR efter det. Skriv och välj Skicka.
• Svara när CLVR väntar på dig. Rutan säger till exempel "Anna väntar på ditt svar." Skriv ditt svar och välj Skicka svar; rapporten går tillbaka till CLVR och listan Aktivitet visar Tillbaka hos CLVR.
• Öppna den igen. Om problemet kommer tillbaka efter att en rapport är löst öppnar du den och väljer Öppna igen bredvid Finns problemet kvar? längst ner (ett problem i en lönefil har samma sak på sitt kort på sidan Rapporter). Rutan ber dig "Berätta för CLVR vad som fortfarande är fel.": skriv några ord och välj Öppna igen, eller Avbryt. Rapporten går tillbaka till Ny och listan Aktivitet visar att du öppnade den igen.

Du får en notifikation på fliken Notifikationer när CLVR svarar, börjar arbeta med din rapport, väntar på dig eller löser den. Ett svar från CLVR mejlas också till dig; statusändringar gör det inte.

Använda Rapportera ett problem på mobil eller liten skärm

När fönstret är smalare än ungefär 768px fyller kontopanelen hela skärmen i stället för att öppnas bredvid sidan. Du öppnar den på samma sätt, via din avatar högst upp, och väljer Rapportera ett problem på fliken Konto. Allt innehåll är identiskt med datorn, inklusive introduktionsraden, HR-mejlraden ("Alternativt kan du kontakta" caroline@clvrbenefits.se), samma fält och samma Skicka-knapp.

Vilka fält du ser beror fortfarande på dina svar: Berörd modul visas bara för ett Tekniskt problem, och Kopplade utlägg bara för ett tekniskt problem som gäller Ladda upp utlägg. Under Bilagor öppnar Lägg till filer enhetens filväljare, som på en mobil inkluderar kamerarullen, så du kan bifoga ett foto av skärmen direkt från galleriet (fortfarande PNG, JPG eller PDF, upp till 10 MB per fil). För att lämna utan att skicka väljer du Avbryt, bakåtpilen eller X.

Felsökning

Formuläret går inte att skicka och ett meddelande visas under ett fält. Det är validering. Formuläret kontrollerar dina uppgifter innan rapporten skickas och visar vad du behöver rätta:

• Välj en berörd modul. Du valde Tekniskt problem men lämnade Berörd modul tom. Välj Ladda upp utlägg, Förmånsbutik, Lönefil eller Övrigt (ange gärna vad).
• Ge rapporten ett kort ämne. Fältet Ämne är tomt.
• Håll ämnet under 120 tecken. Korta ner ämnet och lägg detaljerna i Beskrivning.
• Beskriv problemet. Fältet Beskrivning är tomt.
• Ge mer information (minst 10 tecken). Beskrivningen är för kort.
• Meddelandet är för långt (max 2000 tecken). Korta ner det, eller flytta över den extra informationen till en bilaga.
• En avisering Kontrollera formuläret med Välj minst ett utlägg. betyder att ett Tekniskt problem på Ladda upp utlägg saknar kopplat utlägg. Öppna väljaren Kopplade utlägg och bocka i ett.

Rätta det markerade fältet så försvinner meddelandet, och du kan skicka igen.

Ett rött meddelande "Kunde inte skicka rapporten" visas. Det betyder "Något gick fel. Försök igen senare." Rapporten nådde inte CLVR-teamet och inget sparades; det är ett tillfälligt problem hos oss eller med din uppkoppling, inte i ditt formulär. Panelen återställs, så kopiera en lång beskrivning till en säker plats först, öppna sedan formuläret igen, fyll i på nytt och skicka. Två andra saker kan utlösa samma meddelande: ett kopplat utlägg du valt har tagits bort eller inte längre tillhör ditt företag (ladda om sidan så att listan Kopplade utlägg uppdateras, och välj sedan de tillgängliga på nytt), eller din session har löpt ut efter lång tid inloggad (logga in igen och skicka på nytt). Misslyckas det hela tiden, mejla caroline@clvrbenefits.se med det du ville rapportera så kan teamet ta hand om det direkt.

Meddelandet "Uppladdning misslyckades" när du bifogar en fil. Det betyder "Vi kunde inte ladda upp en eller flera filer. Försök igen eller använd en mindre fil," och det beror nästan alltid på filtypen eller storleken:

• Fel typ. Endast PNG, JPG och PDF accepteras. Spara ett HEIC-foto som JPG, exportera ett Word-, Excel- eller Pages-dokument till PDF, och bifoga de enskilda bilderna eller PDF-filerna inuti ett ZIP-arkiv i stället för arkivet.
• För stor. Varje fil måste vara 10 MB eller mindre. Ändra storlek på eller exportera om en stor skärmdump eller ett foto, eller dela upp en lång PDF i mindre filer (du kan bifoga flera).
• En fil i en grupp misslyckades. Ta bort den med knappen Ta bort och lägg sedan till de övriga filerna igen.
• Inget laddas upp och du kan vara utloggad. Bilagor laddas bara upp när du är inloggad; om din session har gått ut, ladda om sidan, logga in igen och lägg till filen på nytt.

Bilagor är valfria, så du kan alltid skicka rapporten utan filen och beskriva problemet i Beskrivning i stället.

Väljaren Kopplade utlägg ser tom ut. De två meddelandena betyder olika saker: Det finns inga utlägg att koppla ännu. betyder att inga företagsutlägg av en kopplingsbar typ har registrerats hittills, så välj en annan modul eller beskriv problemet i Beskrivning i stället; Inga utlägg matchar din sökning. betyder att din söktext är för smal, så rensa rutan Sök utlägg och prova en kortare term, till exempel en kollegas förnamn, kategorin, datumet eller beloppet.